Para a profissão de secretariado foram atribuídas algumas funções somadas ao longos dos anos desde o início de sua história, então a partir do século XX esta função ficou sendo mais e mais valorizada, tornando-se essencial dentro de uma Organização. Entre algumas atividades desenvolvidas no caráter de seu cargo que foram divididos em Secretária, técnico em secretariado e secretariado executivo, estão:
TÉCNICO EM SECRETARIADO
Sumária:
- Prestar serviços de secretaria a uma pessoa, setor ou atividade, executando tarefas de anotação, redação, digitação e organização de documentos e compromissos.
- Manter contatos e preparar informações para eventos agendados.
- Proceder segundo normas específicas rotineiras ou de acordo com seus próprios critérios para assegurar o fluxo de trabalhos administrativos da sua área de atuação.
Detalhada:
- Assistir seu superior ou setor na organização e administração de eventos e informações, marcando e cancelando compromissos, visando a melhor fluidez das atividades e adequação do tempo.
- Preparar reuniões, verificando a adequação do espaço e providenciando materiais e equipamentos necessários.
- Registrar, quando solicitado por seu superior, o evento em ata, com posterior distribuição aos participantes.
- Recepcionar e encaminhar os visitantes agendados aos locais determinados.
- Controlar e organizar documentos e correspondências e dar encaminhamento a processos e protocolados.
- Pesquisar e realizar reservas de passagens e hospedagem.
- Realizar as compras de suprimentos de escritório e manter o controle do estoque do setor.
- Organizar arquivos e orientar o envio e recebimento de documentos pertinentes de sua área de atuação.
- Zelar pela guarda, conservação, limpeza e manutenção dos equipamentos, instrumentos e materiais peculiares ao seu trabalho.
- Executar tratamento e descarte de resíduos provenientes de seu trabalho.
- Manter-se atualizado em relação às tendências e inovações tecnológicas de sua área de atuação e das necessidades do setor/departamento.
- Executar outras tarefas correlatas, conforme necessidade ou a critério de seu superior.
SECRETARIADO EXECUTIVO
Sumária:
- Assessorar seu superior nas funções de gerenciamento das suas rotinas administrativas.
- Planejar, coordenar e executar tarefas dentro de uma atividade, área ou grupo de trabalho, organizando agendas, preparando relatórios, documentando processos e protocolados, classificando e encaminhando correspondências.
- Receber, orientar e encaminhar visitantes externos.
- Proceder segundo normas específicas rotineiras ou de acordo com seus próprios critérios para assegurar o fluxo de trabalhos administrativos da sua área de atuação.
Detalhada:
- Assessorar seu superior no gerenciamento das rotinas administrativas, de forma que as atividades e informações da área fluam com eficácia.
- Planejar, coordenar e executar as atividades da área, organizando agendas, de forma a manter o tempo do superior administrado adequadamente.
- Preparar reuniões e recepções, verificando a adequação do espaço e providenciando materiais e equipamentos necessários. Poderá ser solicitado registrar o evento em ata, com posterior distribuição aos participantes.
- Recepcionar, orientar e encaminhar os visitantes, inclusive estrangeiros, aos locais determinados.
- Controlar e organizar documentos e correspondências e preparar documentos de processos e protocolados.
- Elaborar relatórios das atividades do setor.
- Pesquisar e realizar reservas de passagens e hospedagem.
- Coordenar e controlar equipes, incluindo contínuos, motoristas e outras secretárias.
- Zelar pela guarda, conservação, manutenção e limpeza dos equipamentos, instrumentos e materiais utilizados, bem como do local de trabalho.
- Executar tratamento e descarte de resíduos provenientes de seu trabalho.
- Manter-se atualizado em relação às tendências e inovações tecnológicas de sua área de atuação e das necessidades do setor/departamento.
- Executar outras tarefas correlatas, conforme necessidade ou a critério de seu superior.
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